A. PENGERTIAN PERENCANAAN (PLANNING)
1.
Dalam
ilmu menejemen menjelaskan bahwa salah satu fungsi pokok manajemen adalah
perencanaan, dimana dalam ilmu manajemen menjelaskan bahwa fungsi pokok
manajemen terdiri dari perencanaan, koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan
evaluasi. Perencanaan
merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan.
Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan
pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.
Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut
:
“Secara umum perencanaan merupakan
proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan
(mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik
(tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk
mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”
2.
Dalam manajemen, Perencanaan
adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai
tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan
merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen
karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan tidak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal
atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan
bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana
formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam
jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota
korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana
itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan
kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
3.
Beberapa
Arti Perencanaan Menurut Para Ahli :
1. Garth
N.Jone, Perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembanngan dari pada
tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas.
2.
M.Farland,
Perencanan adalah suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan mengunakan sebagian
pengaruhnya untuk mengubah daripada wewenangnya.
3.
Abdulrachman
(1973), Perencanaan adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta-fakta dan atau
perkiraan yang mendekat (estimate) sebagai persiapan untuk melaksanakan
tindakan-tindakan kemudian.
4.
Siagian
(1994), Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara
matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam
rangka pencapaian yang telah ditentukan.
5.
Terry
(1975), Perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat
serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan
menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan
untuk mencapai suatu hasil tertentu.
6.
Kusmiadi
(1995), Perencanaan adalah proses dasar yang kita gunakan untuk
memilih tujuan-tujuan dan menguraikan bagaimana cara pencapainnya.
7.
Soekartawi
(2000), Perencanaan adalah pemilihan alternatif atau pengalokasian berbagai
sumber daya yang tersedia.
B. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN
PERENCANAAN
Proses
perencanaan terdiri dari 5 tahap :
1. Penetapan
Tujuan Organisasi
Penetapan
tujuan awal organisasi merupakan bagian awal dari proses penyusunan
perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayang dijadikan arah abgi
keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus dibuat sejelas
mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan tujuan
yang bersifat kualitatif memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari
berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga memberi kesan
adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan
tujuan organisasi yang tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan
sumber daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan
organisasi akan membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara efektif
dan efisien. Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan besar maupun
perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi merupakan prioritas pertama atau
kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai merupakan langkah pertama yang
sangat esensial didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus dapat membuat
perencanaan yang efektif dan efisien. Kegagalam atau tidak merumuskan tujaun
organisasi disebabkan :
·
Keengganan menetapkan alternatif tujuan.
Seringkali pemimpin/manajer dihdapkan kepada berbagai keukaran mengakui
kenyataan bahwa tidak semua hal dapat dicapainya, akibatnya pemimpin/manajer
enggan membuat komitmen organisasi kepada satu tujuan jika tidak tercapai maka
pemimpin/manajer dihadapkan kepada penilaian tidak berhasil
·
Takut gagal. Pemimpin/manajer yang
menetapkan satu tujuan umumnya takut tidak mencapainya (gagal) dan oleh karena
itu pemimpin/manajer sering merumuskan banyak tujuan yang akan dicapai.
Meskipun ada menajer bertipe berani menghadapi resiko akan tetapi umumnya
resiko sering kali dihindari sedapat mungkin
·
Kekurangan pengetahuan tentang organisasi.
Pemimpin/manajer akan menetapkan tujuan organisasi yang tepat, jika
pemimpin/manajer tidak mempunyai pengetahuan yang luas tentang organisasi dan
unit-unitnya. Setiap bagian (unit) mempunyai keterkaitan yang luas dengan
tujuan organisasi secara keseluruhan. Pemimpin/manajer harus mengetahui
berbagai karakteristik unit dan organisasi secara keseluruhan agar dengan mudah
dapat mengarahkan dan mengelola sarana dan prasarana secara efktif dan efisien
·
Kekurangan pengetahuan akan lingkungan.
Pemimpin/manajer disamping mengetahui lingkungan internal organisasi juga harus
emngenal lingkungan eksternal organisasi. Tanpa mengenal lingkungan eksternal
organisasi, maka manajemen organisasi akan berjalan secara acak (tak terarah)
dan akan mudah terhempas oelh lingkungan eksternal yang mengitarinya.
Lingkungan eksternal di dunia organisasi meliputi pesaing, pemasok, sponsor,
target sasaran, lembaga pemerintah, masyarakat luas dan lain sebagainya.
·
Kurang percaya diri. Untuk
mempunyai kemantapan terhadap tujuan organisasi, maka pemimpin/manajer dan
orang-orangnya harus mempunyai kepercayaan diri yang kuat (self confidence)
bahwa ia mampu mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Jika manajer mempunyai
kepercayaan diri yang lemah maka akan senantiasa ragu di dalam melaksanakan
tugasnya.
Apa yang
dapat dikerjakan untuk membantu pemimpin/manajer didalam merumuskan tujua
organisasi secara efektif dan efisien. Pemimpin/manajer yang pengetahuannya
kurang memadai di bidang lingkungan eksternal organisasi membutuhkan bantuan di
bidang sistem informasi yang cukup memadai yang dapat disediakan dengan
berbagai cara yang berbeda-beda. Dalam program pengembangan manajemen
organisasi pemimpin/manajer akan melakukan kontak informal dari berbagi unit.
Departemen atau divisi yang berbeda-beda. Kontak informal ini membantu untuk
mengetahui berbagai hal yang ada diluar organisasi dan juga meningkatkan
kepercayaan diri pemimpin di dalam melaksanakan tugasnya. Berbagai kendala atau
ketakutan akan kegagalan akan dapat ditekan serendah mungkin jika organisasi
telah mempunyai komunikasi yang baik dan efektif dalam kaitannya dengan
penyusunan rencana. Bilamana perenecanaan merupakan proses yang mudah
dimengerti maka akan lebih mudah bagi setiap individu mengembangkan tujuannya
serta akan memperoleh bantuan di dalam mengembangkan rencana untuk mencapai
nilai tujuan. Bilamana teknik pengambilan keputusan dipakai secara meluas maka
akan lebih mudah menetapkan alternatif yang diperlukan untuk mencapai
tujuan lainnya. Ketakutan akan kegagalan dan kekurang yakinan diri juga dapat
diperkecil melalui penataan dan penetapan tujuan yang realisitis serta berbagai
cara untuk mencapainya. Pelatihan dan pembimbingan merupakan langkah yang
efektif di dalam mencapai tujuan organisasi. Pengakuan dan penghargaan terhadap
mereka yang berhasil merupakan langkah kedua dan menyediakan respon yang
konstruktif dan mendukung ketika target masih belum tercapai merupakan langkah
ketiga yang tidak bisa di remehkan. Perencanaan secara tidak langsung terkait
dengan perubahan dan mengimplementasikan serta mengelola perubahan merupakan
bagian tugas yang penting bagi manajemen. Banyak cara yang harus dilakukan oleh
manajemen di dalam menghadapi berbagai perlawanan yang dilakukan oleh pihak
lain atau bawahan yaitu :
·
Perlu melibatkan pegawai dan kelompok
terkait lainnya termasuk berbagai pihak yang berkepentingan di dalam proses
perencanaan
·
Menyediakan informasi yang memadai bagi
pegawai mengenai rencana dan berbagai konsekuensi yang mungkin terjadai agar
supaya mereka mau mengerti tentang kebutuhan akan adanya perubahan manfaat yang
diharapkan dan apa yang diperlukan bagi implementasi yang efektif dan efisien.
·
Mengembangkan perencaan yang efektif dan
efisien serta implementasi yang efektif dan efisien pula. Catatan penelusuran
keberhasilan kepercayaan diri bagi penyusun rencana dan pengakuan rencana baru.
·
Sadar akan dampak perubahan organisasi
yang diusulkan dan memperkecil gangguan yang tidak dikehendaki. Jika pengenalan
proses manufaktur baru mengarah kepada pemberhentian (pemutusan hubungan
kerja) maka pelaksanaan proses baru tersebut harus dikaitkan dengan kendala
yang ada sereta meyakinkan mereka yang berprasangka negatif
·
Penetapan tujan dan skala prioritas di
awal telah dijelaskan bahwa langkah awal di dalam menyususn rencana harus
dimulai dari tujuan. Di dalam menyusun rencana maka pemimpin/manajer atau
perencana harus menetapkan skala prioritas dan waktu yang tepat tentang
tercapainya tujuan. Di samping itu maka pemimpin/manajer harus menyadari
konflik tujuan dan harus pula menyediakan pengukuran tujaun sehingga hasil dari
pelaksanaan dapat diukur dan dievaluasi. Berbagai aspek yang harus diperhatikan
di dalam penetapan tujan dan prioritas meliputi :
a.Skala
Prioritas Tujuan
Yang dimaskud
skala prioritas adalah urutan kepentingan dari tertinggi sampai terendah. Skala
prioritas memegang peranan yangsangat penting sebab skala prioritas ini akan
memberikan perhatian yang penuh bagi manajer didalam mengalokasikan sumber daya
yang ada sehingga yang diutamakan adalah yang mempunyai prioritas utama
(terpenting). Skala prioritas tujuan organisasi menunjukkan tahapan yang hendak
dicapai yang disesuaikan dengan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman
organisasi. Karena penetapan skala prioritas merupakan keputusan kebijakan maka
umumnya manajer menghadapi kesulitan di dalam merumuskannya. Untuk itu biasanya
disusun tim yang akan membahas skala prioritas tersebut.
b.Kerangka
Waktu Tujuan
Di dalam
kajian analisis studi gerak dan waktu dijelaskan bahwa setiap setiap gerak
membutuhkan waktu dan tindakan merupakan kumpulan gerak sehingga tindakan akan
lebih banyak waktu yang diperlukan dibandingkan gerak. Dimensi waktu secara tak
langsung merujuk pada aktivitas organisasi yang diarahkan oleh berbagai tujuan
yang berbeda dan sangat tergantung kepada durasi (penyelesaian) tidankan yang
direncanakan. Tujuan jangka pendek dapat dicapai dalam waktu kurang dari satu
tahun sedangkan tujuan jangka menengah dicapai kurang dari 5 tahun, akan tetapi
lebih dari satu tahun keterkaitan prioritas dan waktu sangat erat dan
keterkaitan itulah maka dapat menetapkan suatu definisi tentang suatu kegiatan
atau suatu obyek. Batasan waktu dapat menjadi manajemen berpikir dan bertindak
efektif sehingga menghasilkan kinerja yang efektif pula. Dari ukuran (dimensi)
waktu maka kinerja organisasi akan dapat diketahui apakah organisasi tersebut
telah melakukan tugasnya secara efektif dan efisien. Dalam kaitannya dengan
waktu ini pula maka meskipun tujuan organisasi diklasifikasikan kedalam jangka
pendek, menengah dan panjang aka tetapi ketiganya sebenarnya mempunyai satu
kesatuan yang utuh, karena ketiganya akan saling mempengaruhi. Oleh karena itu
perhatian manajemen suatu organisasi tidak dibenarkan hanya berfokus pada salah
satu unsur waktu saja.
c.Konflik
Diantara Tujuan
Organisasi
akan berhubungan dengan berbagai pihak yang berkepentingan dan berbagai pihak
yang berkepentingan atas organisasi mempunyai berbagai otoritas yang
berbeda-beda dari mulai lemah sampai yang kuat. Yang kuat mempunyai pengaruh
yang besar bagi perkembangan dan kinerja prganisasi. Karena benyaknya pihak
yang berkepentingan maka tidak menutup kemungkinan akan terjadi konflik tujuan
organisasi. Oleh karena itu, manajemen dituntut untuk membuat keputusan yang bijak
agar pihak yang berkepentingan tidak merasa dikecewakan. Meskipun dengan
sebenarnya terdapat tujuan organisasi umumnya tidak akan menolaknya dan
manajemen harus mempertimbangkan berbagai kepentingan dan pemusatan dari
berbagai kelompok berkepentingan yang berbeda-beda.
d.Pengukuran
Tujuan
Tujuaan
organisai harus dapat dimengerti dan diterima guna membantu manajemen agar
dapat mencapainya. Dalam kenyataannya, banyak orang percaya bahwa tujuan
spesifik yang mudah diukur akan dapat meningkatkan kinerja, baik bagi individu
maupun bagi organisasi. Dalam kaitannya dengan pengukuranini yang harus
diperhatikan adalah di bidang apa yang akan diukur dan apa jenis pengukurannya
serta metode apa yang digunakan di dalam pengukuran. Di dalam praktiknya
ternyata kinerja manajemen yan efektif memerlukan penetapan pengukuran tujuan
diberbagai bidang fungsi kegiatan.
2. Mendefinisikan
Situasi Sekarang (Berjalan)
Seberapa jauh
suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil
mencapainya dan berbagai faktor apa yang berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya
sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi sedang berjalan.
Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat
dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan
dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yang akan datang. Oleh karena
itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi seorang
pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang merupakan
petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang telah dilakukan telah
berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn
perencanaan untuk masa yang akan datang.
3. Mengenal
Dukungan dan Kendala
Setiap
penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yang akan mendukung perencanaan
yang disusum dan kendala apa saja yang merintanginya. Dengan mengenal dukungan
dan kendala maka pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin
tentang berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan yang terjelek
(terburuk) sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih
memusatkan perhatiannya kepada berbgai kemungkinan terjelek dari pada
memusatkan kepada kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terjelek
akan menyadarkan pemimpin/manajer untuk bertindak hati-hati, sedangkan
memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi pemimpin/manajer di dalam
melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan terjelek dan terbaik harus dapat
dicantumkan di dalam penyusunan perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan
pendekatan terendah dan tertinggi (high and lawa point method) atau
menggunakan teerjelek dan terbaik (the worts and the best method).
4. Mengembangkan
Premis Peerencanaan
Yang dimaksud
premis disini adalah asumsi tentang lingkungan dimana organisasi itu berada.
Lingkungan organisasi yang sedang berubah akan sangat mempengaruhi aktivitas
organisasi, memaksa adaptasi operasi berjalan dan perlu peninjauan tentang
segala tatanan yang ada dalam organisasi. Pemimpin/manajer yang ahli akan
senantiasa berusaha memanfaatkan sumber informasi yang tersedia guna
mengantisipasi dan merencanakan metode yang tepat untuk disesuaikan dengan
segala kemungkinan yang akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum pemimpin/manajer
menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat peramalan yang
terkait dengan rencana yang akan di susun. Peramalan akan sangat membantu
pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan akan memberikan
sinyal dini bagi manajer.
5. Mengembangkan
Metode Pegawasan Operasi Rencana
Meskipun
perencanaan berlum dilaksanakan akan tetapi sebaiknya metode pengawasan
yang akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu. Didalam metode
pengaawasan telah dperhitungkan berbagai permasalahan dan kendala di
lapangan serta berbagai cara menanggulanginya, jka metode
pengawasan tidak dipersiapkan terlebih dahulu maka terjadi
permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang
sistematis dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis
berkelanjutan dan pengukuran operasi aktual terhadap standar yang dikembangkan
dan di rumuskan di dalam proses perencanaan.
DAFTAR PUSTAKA
thanks
BalasHapusThanks
BalasHapus